Lohnabrechnung erstellen lassen oder selbst erstellen?

Inhaltsverzeichnis ▼

1. Lohnabrechnung selbst machen oder auslagern – was lohnt sich?
2. Was kostet eine Lohnabrechnung beim Steuerberater – und geht es günstiger?
3. So läuft der Wechsel zu einem externen Lohnbüro ab
4. Wer haftet bei Fehlern in der Lohnabrechnung – Arbeitgeber oder Lohnbüro?
5. Besonderheiten für Pflegedienste, Arztpraxen und Handwerksbetriebe
6. Fünf Fehler, die Arbeitgeber beim Wechsel machen
7. Wie finde ich ein seriöses Lohnbüro – worauf sollte ich achten?
8. Häufige Fragen zur Lohnabrechnung
9. Das LOHNHAUS-Team erstellt Ihre Lohnabrechnungen

Die Lohnabrechnung läuft – aber irgendetwas stimmt trotzdem nicht. Entweder kostet sie zu viel, frisst zu viel Zeit, oder Sie fragen sich, ob der letzte Durchlauf wirklich fehlerfrei war. Das ist kein Einzelfall. Es ist der Moment, in dem die meisten Arbeitgeber anfangen nachzurechnen.

Drei Wege gibt es für Ihre Lohnbuchhaltung: selbst abrechnen mit Software, den Steuerberater beauftragen oder an ein spezialisiertes Lohnbüro auslagern. Der Unterschied in Kosten, Aufwand und Haftungsrisiko ist größer, als die meisten Arbeitgeber ahnen.

In diesem Artikel zeigen wir, was die drei Optionen wirklich kosten, wie ein Wechsel in der Praxis abläuft – und für welche Betriebe welcher Weg der richtige ist.

Lohnabrechnung selbst machen oder auslagern – was lohnt sich?

Drei Wege, ein Ziel: rechtssichere Lohnabrechnungen – pünktlich, ohne Fehler, ohne den Stress, der sich Jahr für Jahr aufbaut. Was jede Option wirklich bedeutet:

Der Preisunterschied zwischen Steuerberater und Lohnbüro ist real – und er erklärt sich nicht aus der Qualität, sondern aus einem strukturellen Grund: Lohnabrechnung ist für den einen ein ungeliebtes Nebengeschäft, für das andere das einzige Geschäft.

Was kostet die Lohn- und Gehaltsabrechnung bei einem Steuerberater – und geht es günstiger?

Beim Steuerberater zahlen Arbeitgeber typischerweise 15 bis 35 Euro pro Mitarbeiter und Monat. Bei einem spezialisierten Lohnbüro ist es oft weniger als die Hälfte. Wer diesen Unterschied noch nicht kannte, zahlt ihn gerade jeden Monat.

§ 34 Abs. 2 der Steuerberatervergütungsverordnung (StBVV) sieht für die Führung der Lohnkonten und die Erstellung der Lohnabrechnung 6 bis 30 Euro je Arbeitnehmer und Abrechnungszeitraum vor. Die Einrichtung der Lohnkonten kostet zusätzlich 6 bis 19 Euro je Arbeitnehmer (§ 34 Abs. 1 StBVV ). An- und Abmeldungen, Arbeitsbescheinigungen und Erstattungsanträge werden separat in Rechnung gestellt.

In unserer täglichen Arbeit sehen wir bei Steuerberatern typischerweise 15 bis 35 Euro pro Mitarbeiter und Monat – inklusive aller Zusatzpositionen.

Das Kerngeschäft eines Steuerberaters sind Jahresabschlüsse. Die Lohnbuchhaltung gehört zu seinen weniger profitablen Randleistungen. Entsprechend fehlen oft spezialisierte Mitarbeiter – weshalb viele Steuerberater die Lohnabrechnung selbst an externe Lohnbüros weiterleiten. Auch zu unseren Kunden gehören Steuerberater.

Was kostet die Lohnabrechnung bei einem spezialisierten externen Lohnbüro?

Nicht jedes externe Lohnbüro rechnet gleich ab. Es gibt zwei Modelle.

Das erste Modell funktioniert ähnlich wie beim Steuerberater: ein Grundpreis pro Mitarbeiter und Monat – zuzüglich Einzelpositionen für Bescheinigungen, Ein- und Austritte, Jahresabschlussarbeiten oder Pfändungsberechnungen. Was auf den ersten Blick günstig wirkt, summiert sich schnell.

Das zweite Modell ist der echte Pauschalpreis: ein fester Betrag pro Mitarbeiter und Monat, der alle Leistungen abdeckt – Meldungen, Bescheinigungen, An- und Abmeldungen, Prüfungsbegleitung. Keine Zusatzpositionen, keine Überraschungen auf der Rechnung.

LOHNHAUS arbeitet ausschließlich nach dem zweiten Modell. Was das konkret bedeutet, zeigt diese Gegenüberstellung:

Alle Angaben sind Richtwerte zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer. Die aktuelle Staffelung finden Sie auf unserer Preisseite.

Lohnabrechnung selbst mit Software

Software wie DATEV, Lexware oder Sage kostet je nach Paket zwischen 20 und 100 Euro im Monat. Das klingt auf den ersten Blick günstig – ist es aber selten.

Denn hinter jeder Lohnabrechnung steckt mehr als das Eintippen von Zahlen. Lohnsteuer, Sozialversicherungsbeiträge, Meldeverfahren, Bescheinigungen, Prüfungsbegleitung – all das braucht Fachkompetenz. Und die will gepflegt werden.

Kein anderer Bereich im Unternehmen ist so stark von Gesetzänderungen betroffen wie die Lohnabteilung. Zum 1. Januar 2026 stieg der Mindestlohn auf 13,90 Euro, die Minijob-Grenze verschob sich auf 603 Euro und die Aktivrente trat in Kraft. Seit dem 1. Juli 2026 kann die Befreiung von der Rentenversicherungspflicht im Minijob erstmals rückgängig gemacht werden. Zum 1. Januar 2027 steigt der Mindestlohn erneut auf 14,60 Euro. Wer sich nicht täglich mit der Lohnabrechnung beschäftigt, verliert schnell den Anschluss.

Dazu kommt eine Frage, die viele erst dann stellen, wenn es zu spät ist: Wer ersetzt Ihren Lohnbuchhalter, wenn er krank wird oder in Urlaub geht?

Die Software selbst macht keine Fehler. Der Mensch dahinter schon. Und bei selbst erstellten, fehlerhaften Lohnabrechnungen haften Sie als Arbeitgeber allein. Nachforderungen durch Krankenkassen, Rentenversicherung, Finanzamt oder Zollamt können über mehrere Jahre summiert existenzbedrohend werden.

Die Eigenabrechnung mit Software lohnt sich deshalb nur für Betriebe mit einer eigenen, qualifizierten Lohnbuchhaltungsfachkraft – und einer geregelten Vertretung.

So läuft der Wechsel zu einem externen Lohnbüro ab

Ein Wechsel zu einem externen Lohnbüro dauert in der Praxis 2 bis 3 Tage – und erfordert weniger von Ihnen, als Sie vermutlich befürchten. Die Daten, die ein neues Lohnbüro braucht, haben Sie bereits.

Was braucht ein Lohnbüro von mir, wenn ich wechsle?

Alle Daten, die ein Wechsel erfordert – Betriebsnummer, Steuernummer, Krankenkassen, Personaldaten – existieren bereits in Ihren Unterlagen. Sie müssen sie einmal übergeben, nicht neu beschaffen. Wechseln Sie zum Jahresende, reichen die regulären Abrechnungsunterlagen.

Bei einem unterjährigen Wechsel kommen die Lohnkontennachweise des laufenden Jahres hinzu – die Sie von Ihrem bisheriger Anbieter mit der letzten Abrechnung erhalten. Die Lohnkontennachweise enthalten alle bis dahin aufgelaufenen Werte – und ermöglichen eine nahtlose Fortsetzung der Lohnbuchhaltung ohne Datenverlust.

Wie lange dauert die Umstellung?

Betriebe mit unkomplizierten Strukturen sind häufig bereits innerhalb einer Woche startklar für den ersten produktiven Abrechnungsmonat im neuen System. Bei einer höheren Mitarbeiterzahl oder komplexeren Entgeltstrukturen rechnen wir mit zwei bis vier Wochen.

In unserer Praxis sieht der Ablauf so aus:

Ein Wechsel ist jederzeit möglich – auch mitten im Jahr.

Wer auf den Jahreswechsel wartet, zahlt weiter zu viel – ohne Grund. Aus mehr als 500 Betriebsübernahmen wissen wir: Der beste Zeitpunkt für den Wechsel ist der, an dem Sie ihn beschließen.

Wer haftet bei Fehlern in der Lohnabrechnung – Arbeitgeber oder Lohnbüro?

Wer die Lohnabrechnung auslagert, gibt Arbeit ab – aber nicht die rechtliche Verantwortung. Das ist kein Nachteil des Outsourcings. Es ist einfach die Rechtslage. Und sie gilt beim Steuerberater genauso wie beim externen Lohnbüro.

Gegenüber Finanzamt, Krankenkassen und Rentenversicherung sind Sie als Arbeitgeber der Pflichtige. Das bedeutet: Wenn Beiträge nicht rechtzeitig abgeführt werden oder Meldungen fehlerhaft sind, haftet zunächst Ihr Unternehmen. Was Sie haben, ist ein Regressanspruch gegenüber dem Lohnbüro, wenn der Fehler bei ihm liegt.

Anders sieht es aus, wenn ein eigener Mitarbeiter die Lohnabrechnung erstellt und dabei Fehler macht. Arbeitnehmer haften ihrem Arbeitgeber gegenüber im Regelfall nur bei grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz – nicht bei einfachen Fehlern. Den Schaden trägt in diesem Fall der Arbeitgeber allein.

Datenschutz: Als Arbeitgeber bleiben Sie datenschutzrechtlich der Verantwortliche nach DSGVO. Das externe Lohnbüro ist Auftragsverarbeiter. Deshalb wird vor dem Start ein Auftragsverarbeitungsvertrag geschlossen – der regelt, wie Ihre Mitarbeiterdaten verarbeitet, gespeichert und geschützt werden. Prüfen Sie bei jedem Anbieter, ob die Speicherung Ihrer Lohndaten ausschließlich in Deutschland erfolgt.

Was Sie weiterhin selbst erledigen: Sie melden uns Änderungen – neue Mitarbeiter, Austritte, Gehaltsanpassungen, Krankmeldungen. Das sind wenige Minuten im Monat. Alles andere übernehmen wir.

Besonderheiten für Pflegedienste, Arztpraxen und Handwerksbetriebe

Lohnabrechnung ist nicht in jedem Betrieb gleich. Bestimmte Branchen bringen Besonderheiten mit, die eine spezialisierte Lohnbuchhaltung voraussetzen. Drei Beispiele aus unserem Mandantenkreis:

Welche Besonderheiten gibt es bei der Lohnabrechnung für Pflegedienste?

Pflegedienste gehören zu den lohnbuchhaltungs-intensiven Betrieben. Die Gründe: Schichtbetrieb rund um die Uhr, ein hoher Anteil an Teilzeit- und Minijob-Beschäftigten und ein eigener Mindestlohn, der nichts mit dem allgemeinen Mindestlohn zu tun hat.

Dazu kommen die SFN-Zuschläge: Zuschläge für Sonntags-, Feiertags- und Nachtarbeit sind bis zu bestimmten Grenzen steuer- und sozialversicherungsfrei. Werden sie falsch berechnet oder nicht dokumentiert, verfällt die Steuerfreiheit. In unserer täglichen Arbeit ist das einer der häufigsten Fehler, den wir bei der Übernahme von Pflegediensten korrigieren.

Lohnabrechnung in der Arztpraxis – was muss ich als Praxisinhaber wissen?

Arztpraxen beschäftigen überwiegend medizinische Fachangestellte, die einem eigenen Gehaltstarifvertrag für MFA unterliegen. Dieser sieht gestaffelte Vergütungsgruppen nach Tätigkeit und Berufserfahrung vor. Wer nicht nach Tarif zahlt oder die Eingruppierung falsch vornimmt, zahlt entweder zu wenig oder zu viel.

Hinzu kommen in vielen Praxen Auszubildende mit eigenen Vergütungsstufen sowie häufig wechselnde Beschäftigungsarten – Vollzeit, Teilzeit, Minijob, geringfügig. Gerade bei Praxen mit mehreren Standorten oder Gemeinschaftspraxen steigt die Komplexität schnell.

Was wir immer wieder feststellen: Viele Praxisinhaber wissen nicht, dass sie als Arbeitgeber tarifgebunden sind – und zahlen jahrelang unterhalb der vereinbarten Sätze. Das hat bei Betriebsprüfungen regelmäßig Konsequenzen.

Ein typisches Beispiel aus unserer Praxis: Eine Gemeinschaftspraxis mit vier MFA hatte ihre Mitarbeiterinnen jahrelang nach eigenem Ermessen eingruppiert – ohne den Tarifvertrag zu kennen. Bei der Betriebsprüfung stellte sich heraus, dass zwei von ihnen seit mehr als drei Jahren zu niedrig vergütet worden waren. Die Nachzahlung belief sich auf rund 8.400 Euro – zuzüglich Sozialversicherungsnachforderungen und Säumniszuschläge auf diese. Der Praxisinhaber hatte keine böse Absicht. Er wusste schlicht nicht, dass für MFA ein eigener Gehaltstarifvertrag gilt.

Lohnabrechnung im Handwerk: Fahrtkostenersatz, Dienstwagen, Saisonarbeit?

Im Handwerk – außerhalb der Baubranche – sind es vor allem drei Themen, die die Lohnabrechnung komplex machen.

Verpflegungsmehraufwand und Fahrtkosten: Mitarbeiter, die täglich an wechselnden Einsatzorten arbeiten – beim Kunden, auf Montage – haben Anspruch auf steuerfreie Pauschalen. Werden diese falsch abgerechnet, verschenken Arbeitgeber bares Geld.

Aus unserer Praxis: Ein Sanitärbetrieb hatte Fahrtkosten jahrelang pauschal als Gehaltsbestandteil abgerechnet – statt als steuerfreie Erstattung. Der Unterschied ist erheblich: Auf Gehaltsbestandteile fallen Steuern und Sozialversicherungsbeiträge an, auf korrekt dokumentierte Fahrtkosten nicht. Die Mitarbeiter bekamen de facto weniger netto, ohne dass der Inhaber das bemerkt hatte und der Arbeitgeber zahlte Sozialversicherungsbeiträge, die er nicht hätte zahlen müssen.

Saisonale Schwankungen: Handwerksbetriebe haben oft Monate mit Auftragsspitzen und Monate mit Flaute. Das spiegelt sich in wechselnden Arbeitszeiten, Zuschlägen und gelegentlich Kurzarbeit wider – alles Vorgänge, die lohnbuchhaltungstechnisch korrekt erfasst werden müssen.

Fünf Fehler, die Arbeitgeber beim Wechsel machen

Aus der Übernahme von mehr als 500 Mandaten wissen wir, welche Fehler sich wiederholen. Die meisten sind leicht zu vermeiden.

Fehler 1: Warten, bis etwas schiefläuft

Viele Arbeitgeber wechseln ihr Lohnbüro erst dann, wenn die Abrechnung bereits Fehler produziert, Mitarbeiter sich beschweren oder eine Prüfung schlechte Ergebnisse gebracht hat. Der richtige Zeitpunkt ist früher – nämlich dann, wenn der aktuelle Weg spürbar mehr kostet oder aufwendiger ist als nötig. Ein Wechsel aus der Ruhe heraus gelingt sauberer als einer unter Druck.

Fehler 2: Nur den Grundpreis vergleichen

Ein Angebot mit 8 Euro pro Mitarbeiter klingt günstig. Was viele nicht fragen: Was ist darin enthalten? Wenn Bescheinigungen, An- und Abmeldungen und Jahresabschlussarbeiten separat berechnet werden, liegt der tatsächliche Preis schnell bei 15 Euro oder mehr. Vergleichen Sie immer den Gesamtpreis – inklusive aller Leistungen, die Sie regelmäßig brauchen.

Fehler 3: Annehmen, ein Wechsel sei nur zum Jahresende möglich

Das ist der häufigste Irrtum. Ein Wechsel ist jederzeit möglich – auch im laufenden Jahr. Wer bis zum 1. Januar wartet, verschenkt im Zweifel Monate mit unnötig hohen Kosten oder einer unbefriedigenden Betreuung.

Fehler 4: Den bisherigen Anbieter zu spät informieren

Wenn Sie wechseln, brauchen Sie die Unterlagen Ihres bisherigen Anbieters – bei einem unterjährigen Wechsel insbesondere die Lohnkontennachweise. Informieren Sie Ihren bisherigen Steuerberater oder Ihr bisheriges Lohnbüro frühzeitig. Wer das zu kurzfristig tut, riskiert Verzögerungen beim ersten Live-Monat.

Fehler 5: Keine klare Routine für die monatliche Datenlieferung

Nach dem Wechsel läuft die Abrechnung nur so gut, wie die Kommunikation funktioniert. Wir brauchen von Ihnen monatlich die Bewegungsdaten: Änderungen, Krankmeldungen, Neueintritte, Austritte, Sonderzahlungen. Wer dafür keine feste Routine etabliert – zum Beispiel einen fixen Termin am Monatsanfang oder Monatsende – liefert zu spät und gefährdet pünktliche Abrechnungen.

Wie finde ich ein seriöses Lohnbüro – worauf sollte ich achten?

Nicht jedes externe Lohnbüro ist gleich. Was wir immer wieder feststellen: Arbeitgeber fragen im Erstgespräch kaum nach Datensicherheit – dafür fast immer nach Erreichbarkeit und danach, was im Preis wirklich enthalten ist. Genau das sind die richtigen Fragen.

Häufige Fragen zur Lohnabrechnung

Wer darf Lohnabrechnungen erstellen?

Nicht nur Steuerberater. Externe Lohnbüros dürfen Lohnabrechnungen gemäß § 6 Nr. 4 StBerG eigenständig erstellen – ohne dass ein Steuerberater zwischengeschaltet sein muss.

Allerdings ist das Betreiben eines Lohnbüros an zwei Voraussetzungen geknüpft: eine abgeschlossene Prüfung in einem kaufmännischen Ausbildungsberuf – oder eine gleichwertige Qualifikation wie etwa eine Bilanzbuchhalterprüfung – und anschließend mindestens drei Jahre praktische Tätigkeit im Buchhaltungswesen im Umfang von mindestens 16 Wochenstunden. Wer ein Lohnbüro beauftragt, darf also davon ausgehen, dass dort ausgebildete Fachleute am Werk sind.

Was kostet es, die Lohnabrechnung erstellen zu lassen?

Das hängt vom Anbieter und Leistungsumfang ab. Beim Steuerberater liegen die Kosten typischerweise bei 15 bis 35 Euro pro Mitarbeiter und Monat – je nach Leistungsumfang und Zusatzpositionen. Spezialisierte Lohnbüros rechnen oft günstiger und zum Pauschalpreis ab. Bei LOHNHAUS liegt dieser je nach Mitarbeiterzahl zwischen 6,90 und 9,90 Euro pro Mitarbeiter und Monat – inklusive aller Leistungen, ohne Zusatzgebühren. Alle Angaben zzgl. gesetzlicher Umsatzsteuer.

Ab wie vielen Mitarbeitern lohnt sich ein externes Lohnbüro?

Es gibt keine feste Grenze – aber ab etwa 5 Mitarbeitern lohnt sich der Vergleich fast immer. Dann übersteigen Zeitaufwand und Haftungsrisiko der eigenen Abrechnung in der Regel die Kosten eines externen Dienstleisters.

Kann ich die Lohnabrechnung auch unterjährig wechseln?

Ja. Ein Wechsel ist jederzeit möglich – auch mitten im Jahr. Zum Jahresende reichen die regulären Abrechnungsunterlagen als Grundlage. Bei einem unterjährigen Wechsel benötigen wir zusätzlich die Lohnkontennachweise des laufenden Jahres, die Ihr bisheriger Anbieter Ihnen aushändigen muss.

Was passiert bei einer Betriebsprüfung?

Betriebsprüfungen durch das Finanzamt oder den Rentenversicherungsträger sind kein Ausnahmefall – sie treffen jeden Betrieb. Als Ihr Lohnbüro begleiten wir Sie durch die Prüfung: Wir stellen alle erforderlichen Unterlagen zusammen und stehen dem Prüfer als Ansprechpartner zur Verfügung.

Aus unserer Erfahrung: Die häufigsten Beanstandungen betreffen SFN-Zuschläge ohne ausreichende Dokumentation und falsch eingestufte Minijobber. Wer seine Lohnbuchhaltung sauber aufgestellt hat, kommt ohne Nachzahlungen durch.

Was muss ich monatlich an das Lohnbüro liefern?

In der Regel wenige Minuten Aufwand: Sie melden uns Änderungen im laufenden Monat – neue Mitarbeiter, Austritte, Gehaltsanpassungen, Krankmeldungen, Sonderzahlungen. Alles andere erledigen wir: die Erstellung der Abrechnungen, alle Meldungen an Krankenkassen und Behörden sowie das gesamte Bescheinigungswesen.

Aus unserer Erfahrung ist der häufigste Grund für verspätete Abrechnungen nicht das Lohnbüro, sondern fehlende Krankmeldungen oder vergessene Neueintritte auf Arbeitgeberseite. Mit einem festen Rhythmus, z.B. immer am 5. des Monats, läuft die Abrechnung reibungslos

Kann auch ein GmbH-Geschäftsführer über das Lohnbüro abgerechnet werden?

Ja. Geschäftsführer einer GmbH sind in der Regel sozialversicherungspflichtig angestellt und werden wie reguläre Arbeitnehmer abgerechnet – mit Lohnsteuer und Sozialversicherungsbeiträgen. Die genaue sozialversicherungsrechtliche Einordnung hängt vom Grad der Beteiligung und der tatsächlichen Weisungsgebundenheit ab und sollte im Einzelfall geprüft werden.

Wie lange müssen Lohnabrechnungen aufbewahrt werden?

Lohnunterlagen müssen nach § 41 EStG mindestens 6 Jahre aufbewahrt werden, Lohnkonten sogar 10 Jahre. Die Aufbewahrungspflicht liegt beim Arbeitgeber, auch wenn ein externes Lohnbüro die Abrechnung erstellt hat. Wir stellen Ihnen alle Unterlagen jederzeit zur Verfügung. Wir empfehlen, alle Unterlagen digital zu archivieren.

Das LOHNHAUS-Team erstellt Ihre Lohnabrechnungen

Spezialisiert auf Lohnabrechnung – seit mehr als 25 Jahren

Die Erstellung von Lohn- und Gehaltsabrechnungen ist seit mehr als 25 Jahren unsere tägliche Aufgabe. Wir sind auf nichts anderes spezialisiert – mehr als 500 Unternehmen vertrauen uns ihre Lohnabrechnung an.

Zu einem Pauschalpreis fertigen wir Lohn- und Gehaltsabrechnungen für Ihre Mitarbeiter, inklusive aller Lohnauswertungen, Meldungen und Bescheinigungen. Die Kosten sind für Sie von Anfang an transparent und kalkulierbar. Zusätzliche Kosten entstehen nicht.

Wir erledigen für Sie:

• die gesamte Kommunikation mit Krankenkassen, Finanzamt und Behörden,
• die Erstellung von Arbeitsbescheinigungen, Entgeltbescheinigungen und Erstattungsanträgen,
• die Entgeltmeldungen zur Sozialversicherung und die jährliche Meldung an die Berufsgenossenschaft

Und bei Prüfungen durch das Finanzamt oder den Rentenversicherungsträger stehen wir Ihnen als Ansprechpartner zur Verfügung.

Ein Wechsel ist jederzeit möglich – auch im laufenden Jahr

Viele Arbeitgeber warten mit dem Wechsel, weil sie annehmen, das gehe nur zum Jahresanfang. Das stimmt nicht. Wir stellen einen nahtlosen Übergang von Ihrer bisherigen Lohnbuchhaltung sicher, ob Inhouse-Lösung, Steuerberater oder bestehendes Lohnbüro.

Sprechen Sie uns an. Sie erreichen uns unter 0234-9509909 oder per Mail an info@lohnhaus.de.

Veröffentlicht 30. August 2026 | Zuletzt geändert 19/09/26